【プランナースキルアップ】仕事で成果を出す人は因数分解を使ってる

6年間、ブライダル業界でウェディングプランナーとして働き、事業再生を含む3施設で結婚式運営に携わった経験をもとに情報発信をしています。

 

 

あなたは今、このような悩みをもっていませんか?

 

 

「将来に対して漠然とした不安がある…」

「物事を細かく考えるのが苦手…」

「優先順位がつけられない…」

 

 

数年前までの私は、まさにこのような状態でした。

 

 

しかし、ある考え方をスキルとして身に付けたことにより、やりたいことは明確になり具体的に何に取り組むべきかの判断が出来るようになりました。

 

 

その考え方が、今日ご紹介する「因数分解」という思考スキルです。

 

 

この因数分解のスキルが身に付くと、先に上げた不安や悩みが無くなるだけでなく仕事のスピードも上がります。また、的を射た仕事の進め方になるためムダも減ります。

 

 

この記事では、因数分解を行う方法や参考例を用いながら「因数分解」について詳しく解説していきます。是非、皆さまの課題解決に当記事を参考にしてください。

 

 

1.因数分解とは?

まずはじめに「因数分解とは何か?」という基礎的な説明からします。

 

 

結論、「ある物事を説明するために必要な要素を列挙する」ことを指します。

 

 

以下の図をご覧ください。

 

 

 

 

これはウェディングプランナーの仕事を因数分解した図です。

 

 

「ウェディングプランナーの仕事」と一括りに表せるものを、細かく分解していくことでプランナーとしての仕事に必要な要素を列挙しています。

 

 

※これよりさらに因数分解することができますが、趣旨と逸れるため割愛します

 

 

2.因数分解するメリット

先ほどの図を参照しながら、因数分解のメリットを確認していきましょう。

 

 

 

 

▼メリット1:抽象的なものを具体化できる

図を一目見て、ご理解いただけると思います。

 

 

大きなものを細かく「分解する」ことが因数分解であるため、下の階層へいくほどに抽象→具体となっていきます。

 

 

▼メリット2:原因と結果が明確になる

例えばあなたには「終了予定時刻通り、結婚式を終えることができない」といった課題があったとします。その場合、因数分解を用いることで原因の追求が容易になります。

 

 

「終了予定時刻通り、結婚式を終えることができない」という結果に対する原因は以下のように考えられます。

 

 

 

 

 

 

(1)結婚式前のスケジュールに原因がある

(2)挙式の構成に原因がある

(3)披露宴の構成に原因がある

(4)上記3つが少しずつ押すことで全体に影響が出ている

 

 

あとはこの4つの原因をさらに因数分解していき、直接的な原因となる要素を特定します。

 

 

▼メリット3:優先順位が付けられる

抽象的に感じていた課題が具体的な要素へ分解できると、優先順位が明確になります。なぜなら「どこから改善すべきか」や逆に「どこを残すべきか(手を付けない)」といった判断がしやすくなるためです。

 

 

あなたには「終了予定時刻通り、結婚式を終えることができない」という課題がありました。

 

 

 

 

仮に【結婚式前・挙式・披露宴】の全てで、時間が掛かる進行や企画が組まれていたとします。きちんと定刻通りに結婚式を終える必要性があるわけですから、どこかの進行・企画を削るなどして調整しなければなりません。

 

 

その場合、一般的には【結婚式前<挙式・披露宴】といった優先順位で考えるでしょう。

 

 

しかし、新郎新婦さまによって「結婚式への思い」は様々です。

 

 

例えば結婚式前に「親御さまへ感謝の手紙を読むサプライズをしたい」といった思いがあれば優先順位は【結婚式前>挙式・披露宴】となります。

 

 

このように、構成要素を因数分解することができれば、きちんと優先順位を付けられるのです。

 

 

▼メリット4:行動するだけの状況が作れる

ある課題について因数分解を繰り返していくと、課題がハッキリと見えてきます。すると、あとは課題解決に向けて行動するだけといった状況を作ることができます。

 

 

新郎新婦さまの思いをきちんと叶えつつ全体のバランスを保つためには【挙式・披露宴プログラム】をそれぞれ見直すことが必要課題として抽出されました。

 

 

あとはその挙式・披露宴のプログラムを1つずつピックアップし、新郎新婦さまの理解を得ながら「どれを残し、どれをやめるか」を決めれば良いのです。

 

 

「終了予定時刻通り、結婚式を終えることができない」という課題を、漠然と考えていると不安が募るばかりです。しかしそのような悩みは因数分解によって解決策まで簡単にたどり着けるようになります。

 

 

3.因数分解の方法

ウェディングプランナーの仕事を例に、因数分解のメリットが「分かった状態」から、次は因数分解が「できる状態」になりましょう。

 

具体的には以下の5ステップです。

 

 

▼3.1抽象度の高いテーマを用意する

まずは「何を因数分解するか」決めるフェーズです。

 

 

この時のポイントは「因数分解する対象(テーマ)は抽象度の高い状態であること」です。

 

 

例えば、「ウェディングプランナーとしてもっとスキルアップしたい」という思いがあったとします。

 

 

ここでテーマを「新規接客」や「商品販売」といった具体的なものにしてしまうと、ここには「プランニング」や「企画演出プロデュース」などといった分野は含まれておらず、スキルアップへの機会損失が生まれます。

 

 

自らが設定した目標や課題を包括するような抽象度の高いテーマ設定を行いましょう。

 

 

▼3.2深掘り1段目はMECE

MECE(ミーシー)とは「モレなくダブりなく分類すること」です。

 

 

因数分解をする上でモレがあると、正確に課題やボトルネックを捉えることができません。

 

 

反対に、MECEによって1つ目の因数分解をきちんと行うことができればきちんと課題やボトルネックへとたどり着くことができます。

 

 

因数分解とMECEはセットで覚えておきましょう。

 

 

▼3.3最適な分解方法を見極める

MECEによってモレなくダブりのない分解ができたら、2段目以降はテーマに最適な分解方法でアプローチしてきます。

 

 

ここでは2つの分解方法をご紹介します。

 

 

(1)時間軸で因数分解する

主にテーマがルーティンワークの場合は、時間軸での因数分解が有効です。

 

 

例えば先ほどの「ウェディングプランナーの仕事」はルーティンワークです。

 

 

お客様によって多少前後はしますが、結婚式の3ヶ月前、2ヶ月前、1ヶ月前…と基本的な準備プロセスは同じです。

 

 

例えば、漠然と「お客様の準備プロセスをきちんとリードできてない」といった課題感がある場合には下図のように「結婚式準備」を時間軸に沿って因数分解してみましょう。

 

 

 

 

(2)掛け算で分解する

主にテーマが定量的なものの場合は、掛け算による因数分解が有効です。

 

 

例えば「売上高」などです。

 

 

売上を構成する要素を掛け算で考えると、以下のように因数分解できます。

 

 

 

 

もし「自分自身の年間売上高を増やす」という目標を立てるなら「年間担当組数を増やす」か「平均組単価を上げる」ことが課題であることがわかります。

 

 

 

 

 

 

仮に「担当組数を増やす」方向でアプローチするなら、新規接客スキルの向上といった課題が見つかります。

 

 

さらには担当件数が増える=作業効率の向上が必須となります。そのため打合せ時間や質の見直しや処理業務の改善なども課題になってくるでしょう。

 

 

逆に「平均単価を上げる」アプローチをとるなら注目すべきは「1組あたりの販売数と販売単価を上げること」であることが明らかになります。「そもそもの提案数が少ない」「商品の価値がしっかりと伝えられていない」などの課題を明らかにすることができます。

 

 

「売上高」のような定量的な事柄に関しては、掛け算を用いることで論理的に課題を突き止めていきましょう。

 

 

▼3.4紙に書き出す

ここまで因数分解をする方法として、「テーマ設定」「MECEの活用」「時間軸・掛け算」といった方法論を解説してきました。

 

 

仮にそれらがうまく使えなくても、紙に書き出すだけでも十分に効果があると言われています。当然、ヌケモレが生じる可能性はありますが頭の中だけで考えるよりは遥かに効果的です。

 

 

「因数分解する」ことに苦手意識を感じたり抵抗感がある場合は、ファーストステップとして「自由に紙に書き出す」という方法で課題やボトルネックの解消にトライしてみてください。

 

 

▼3.5グルーピングする

グルーピングとは「グループ分けをする」という意味です。

 

 

例えばあなたが、「コミュニケーションが苦手」という課題を持っているとします。因数分解に慣れていないあなたは「とにかく紙に書き出す」ことでその原因と解決策を探すことにしました。

 

 

 

 

このように箇条書きで書き出した「コミュニケーションが苦手な理由」を、グルーピングしてみてください。

 

 

 

 

すると、「コミュニケーション」という事象が「話す」と「聞く」の2つに分類することができました。

 

 

 

 

グルーピングをすることでコミュニケーションの2階層目を分解することができました。

 

 

このようにして因数分解でつまづいた場合は「紙に書き出す→グルーピングする」といった方法で深堀りしていくことが可能です。

※コミュニケーションの因数分解はこの他にも「言語・非言語」などの因数分解もできます。

 

 

4.因数分解まとめ

最後に、今回説明した因数分解のポイントをまとめます。

 

 

・因数分解は抽象→具体と深掘りしていく

・MECEを意識して要素分解をする

・テーマによって適切な切り口を用いる

・慣れるまでは紙に書き出すだけでもOK

 

 

ビジネスシーンで課題に直面した際、それを乗り越えるための推進力となるのはこの因数分解できるスキルです。

 

 

「困難は分割せよ」という言葉もあるように、抽象的な状態では課題解決も不安の解消もできません。

 

 

1つひとつの事柄を構造的に因数分解していき、仕事ができる人になっていきましょう。

 

 

 

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